Вправе ли работодатель выплатить аванс в большем размере, чем заработал сотрудник

Зарплату за первую половину месяца рассчитывают пропорционально отработанному времени. Если работодатель увеличит размер такой выплаты, это приведет к неправомерной оплате за вторую половину месяца, а если уменьшит – это ухудшит права сотрудников, что могут расценить как трудовую дискриминацию. Такое разъяснение дают эксперты Роструда.

В расчет за первую половину месяца включают надбавки, которые не зависят от итогов работы за месяц, а премии и компенсации, которые начисляют по результатам месячной работы, производят при окончательном расчете заработной платы.

Закон устанавливает правила расчета зарплаты за первую и вторую половины месяца и не дает права работодателю изменить размер таких выплат.

Подробнее о том, как выплатить аванс по зарплате, читайте в ответе.

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ТРУДУ И ЗАНЯТОСТИ

ИНФОРМАЦИЯ

от 10 января 2023 года

Вправе ли организация выплатить сотруднику зарплату за первую половину месяца больше чем за сотрудник заработал за отработанное время?

Вопрос:

Добрый день! Вправе ли организация выплатить сотруднику зарплату за первую половину месяца больше чем за сотрудник заработал за отработанное время? Если это нарушение, чем это грозит организации?

Ответ:

Работник имеет право на получение заработной платы за первую половину месяца пропорционально отработанному времени.

При этом полагаем, что при определении размера выплаты заработной платы за первую половину месяца необходимо учитывать оклад (тарифную ставку) работника за отработанное время, а также надбавки за отработанное время, расчет которых не зависит от оценки итогов работы за месяц в целом, а также от выполнения месячной нормы рабочего времени и норм труда (трудовых обязанностей) (например, компенсационная выплата за работу в ночное время, надбавки за совмещение должностей, за профессиональное мастерство, за стаж работы и другие).

Что касается выплат стимулирующего характера, начисляемых по результатам выполнения показателей эффективности (оценка которых осуществляется по итогам работы за месяц), а также выплат компенсационного характера, расчет которых зависит от выполнения месячной нормы рабочего времени и возможен только по окончании месяца (например, за сверхурочную работу, за работу в выходные и нерабочие праздничные дни), полагаем, осуществление указанных выплат производится при окончательном расчете и выплате заработной платы за месяц.

По нашему мнению, уменьшение размера заработной платы за первую половину месяца при начислении может быть рассмотрено как дискриминация в сфере труда, ухудшение трудовых прав работников. Увеличение размера заработной платы за первую половину месяца может повлечь неправомерный ее расчет за вторую половину месяца.

Правовое обоснование:

Согласно статье 129 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) заработная плата (оплата труда работника) — вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).

В соответствии со статьей 136 ТК РФ заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Конкретная дата выплаты заработной платы устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена.

Как выплатить аванс по зарплате

Чтобы выплатить аванс сотрудникам, определите его размер и установите конкретную дату, когда сотрудники будут получать выплату за первую половину месяца. При этом такую дату закрепите в соответствующем документе.

Размер аванса

В трудовом законодательстве нет понятия «аванс». Есть зарплата за первую половину текущего месяца – она не может быть меньше тарифной ставки или оклада за отработанное время или выполненную работу. Данный вывод есть в письмах Минтруда от 20.03.2019 № 14-1/В-178, от 18.09.2018 № 14-1/В-765, Роструда от 08.09.2006 № 1557-6, информации Роструда от 19.03.2019.

Выплата зарплаты предусмотрена не реже чем каждые полмесяца, поэтому начислять ее за каждые полмесяца нужно примерно в равных суммах без учета премиальных выплат. Такой вывод следует из письма Минздравсоцразвития от 25.02.2009 № 22-2-709.

Внимание

платите в составе аванса не только часть оклада, но и некоторые компенсации – если сотрудник имеет на них право по итогам первой половины месяца.

В состав зарплаты за первую половину месяца с 1-го по 15-е число включайте не только часть оклада, но и некоторые компенсационные выплаты.

Допустим, сотрудник в первой половине месяца работал в условиях, которые отклоняются от нормальных, и имеет право на надбавки. В этом случае важно знать, зависит ли расчет надбавок от итогов работы за месяц в целом или от выполнения месячной нормы рабочего времени. Если расчет надбавок не зависит от итогов работы за месяц, учтите величину надбавок при расчете суммы аванса за первую половину месяца. Когда расчет надбавок зависит от итогов работы за месяц, при расчете аванса их не учитывайте (письма Минтруда от 25.09.2019 № 14-2/ООГ-6492, от 10.08.2017 № 14-1/В-72,от 18.04.2017 № 11-4/ООГ-718).

Какие выплаты сотрудникам включать в аванс по зарплате

Вид выплаты	Включать в аванс или нет
Вид выплаты	Включать в аванс или нет
Оклад	Да
Компенсация за работу в ночное время	Да
Компенсация за работу во вредных или опасных условиях труда	Да
Надбавка за совмещение должностей	Да
Надбавка за профессиональное мастерство	Да
Надбавка за стаж работы	Да
Компенсация за работу сверхурочно	Нет
Компенсация за работу в выходные дни	Нет
Районный коэффициент за работу в особых климатических условиях	Да
Процентная надбавка за работу в особых климатических условиях	Да
Больничное пособие	Нет
Пособие по беременности и родам	Нет
Пособие по уходу за ребенком	Нет
Другие социальные пособия (за постановку на учет в ранние сроки беременности, при рождении ребенка, на погребение)	Нет
Отпускные	Нет
Материальная помощь	Нет
Премии (ежемесячные, ежеквартальные, годовые и пр.)	Нет
Средний заработок (за время командировки, донорских дней, диспансеризации и пр.)	Нет

Формула для расчета аванса, если сотрудник получает оклад:

Размер аванса	=	Оклад + компенсации	×	Фактически отработанное время за первую половину месяца
		Норма рабочего времени за полный месяц

Формула для расчета аванса, если у сотрудника дневная ставка:

Размер аванса	=	Дневная ставка + компенсации	×	Фактически отработанное время за первую половину месяца
		Норма рабочего времени за полный месяц

Формула для расчета аванса, если у сотрудника часовая ставка:

Размер аванса	=	Часовая ставка + компенсации	×	Фактически отработанное время за первую половину месяца
		Норма рабочего времени за полный месяц

Формула для расчета аванса, если у сотрудника сдельная оплата:

Размер аванса	=	Месячная норма работ + компенсации	×	Фактически выполненный объем работ за первую половину месяца
		Норма объема работ за полный месяц

Размер и сроки выдачи аванса следует закрепить в локальных документах организации (ч. 6 ст. 136 ТК, письма Роструда от 01.03.2007 № 472-6-0, от 08.09.2006 № 1557-6). Например, в Правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном или трудовых договорах, Положении об оплате труда.

Ситуация

В каком размере выплачивать аванс по зарплате, если сотрудник в первой половине месяца был в отпуске, болел или отсутствовал по другим причинам

Часть зарплаты за первую половину необходимо выплатить в размере не меньшем, чем сотруднику полагается за фактически отработанное время. При этом аванс выплачивайте в размере не ниже тарифной ставки или оклада (письма Минтруда от 20.03.2019 № 14-1/В-178, от 05.02.2019 № 14-1/ООГ-549, от 16.01.2019 № 14-1/ООГ-71, от 13.12.2018 № 14-1/ООГ-9901, от 03.02.2016 № 14-1/10/В-660 и Роструда от 08.09.2006 № 1557-6). Если же сотрудник в первую половину месяца не работал, например, находился в ежегодном отпуске или заболел и продолжает болеть, то аванс можно не выплачивать или уменьшить исходя из фактически отработанного времени. Это связано с тем, что оснований сохранять зарплату, пока сотрудник отсутствует, нет.

Таким образом, аванс необходимо выплатить в размере не меньше, чем сотруднику полагается за фактически отработанное время. Если же отработанных дней в первой половине месяца у сотрудника нет и нет оснований для других выплат, то аванс можно не выплачивать.

Если сотрудник в первой половине месяца болел и на дату начисления аванса уже передал работодателю закрытый больничный листок, то можно приблизительно определить оплату по такому листку и эту сумму также включить в аванс. Аналогичным образом можно поступать и с другими выплатами, когда отсутствие сотрудника подлежит оплате и на дату начисления аванса у работодателя уже есть все подтверждающие документы для оплаты данного периода.

Пример

Пример определения суммы аванса по зарплате, если сотрудник был в отпуске в первой половине месяца

Менеджер организации «Альфа» А.С. Кондратьев брал отпуск на три дня с 5 по 7 октября.

Оклад сотрудника составляет 40 000 руб., иных выплат он не получает. В октябре 21 рабочий день. За каждый отработанный в октябре день сотруднику нужно начислить:

1904,76 руб. (40 000 руб. : 21 дн.).

В период с 1 по 15 октября Кондратьев отработал пять дней. Таким образом, исходя из количества фактически отработанных Кондратьевым дней его аванс по зарплате за ноябрь составил:

9523,80 руб. (1904,76 руб. × 5 дн.).

 Ситуация

В каком размере выплачивать аванс по зарплате, если сотрудник уходит в отпуск во второй половине месяца

Выплатите аванс в полном размере.

Часть зарплаты за первую половину месяца необходимо выплатить в размере не меньшем, чем сотруднику полагается за фактически отработанное время. При этом аванс выплачивайте в размере не ниже тарифной ставки или оклада.

Такие разъяснения содержат письма Минтруда от 20.03.2019 № 14-1/В-178, от 05.02.2019 № 14-1/ООГ-549, от 16.01.2019 № 14-1/ООГ-71, от 13.12.2018 № 14-1/ООГ-9901, от 03.02.2016 № 14-1/10/В-660 и Роструда от 08.09.2006 № 1557-6.

За вторую половину месяца сотрудник получит отпускные, которые надо выплатить не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК).

НДФЛ и страховые взносы

С 1 января 2023 года при выплате авансов по зарплате удерживайте НДФЛ. По новым правилам датой получения дохода в виде зарплаты признается день выплаты. Это означает, что удерживать НДФЛ теперь нужно и с авансов по зарплате. Такие правила установили в пункте 1 статьи 223 НК.

Не нужно рассчитывать с авансов по зарплате взносы на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование. Страховые взносы начисляйте в последний день месяца по итогам всех выплат, которые начислили в этом периоде (ст. 431 НК).

Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний рассчитывайте с начисленной зарплаты (п. 4 ст. 22 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Аванс – это только часть зарплаты. При его выплате зарплату не начисляют. Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний при выплате авансов не рассчитывайте.

Ситуация

Нужно ли сразу перечислить взносы на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование, если зарплату выдали до окончания месяца

Нет, не нужно.

Взносы на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование рассчитывают по итогам месяца. Перечислите страховые взносы не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, за который начислили взносы (п. 3 ст. 431 НК).

Срок выплаты аванса

Ситуация

В какие сроки нужно выплатить аванс по зарплате и окончательный расчет

Заработную плату сотрудникам выплачивайте не реже чем каждые полмесяца. При этом выплатить зарплату, в том числе аванс, нужно в конкретную дату, которую установили в Правилах трудового распорядка, коллективном или трудовом договоре. И сделать это нужноне позднее 15-го числа со дня окончания периода, за который она начислена. То есть крайний срок выдачи аванса – 30-е число текущего месяца, а самой зарплаты – 15-е число следующего месяца (ч. 6 ст. 136 ТК).

Устанавливать не конкретные даты, а крайние сроки выплаты запрещено. Кроме того, для разных структурных подразделений можно установить свои сроки выплаты.

Ситуация

Можно ли выплачивать зарплату один раз в месяц, если от сотрудников поступили письменные заявления о согласии на такой порядок

Нет, нельзя.

Периодичность выдачи зарплаты установлена Трудовым кодексом. Поэтому выплата зарплаты не реже чем каждые полмесяца – это не право, а обязанность организации (ч. 6 ст. 136 ТК). Если работодатель выплачивает зарплату один раз в месяц, он нарушает закон. Этого делать нельзя, даже если сотрудники написали заявления о согласии с таким порядком. Аналогичной точки зрения придерживаются Минтруд в письме от 28.11.2013 № 14-2-242 и Роструд в письмах от 30.11.2009 № 3528-6-1, от 01.03.2007 № 472-6-0.

Ситуация

Можно ли выдать зарплату авансом за несколько месяцев вперед

Трудовым законодательством это не запрещено. Однако есть причины, почему так делать не нужно.

Первая причина: удерживать ближайшую зарплату в счет аванса полностью не удастся, хотя бы часть нужно будет выплатить. Поскольку без заявления сотрудника на удержания из зарплаты работодатель вправе взыскивать с него не более 20 процентов от начислений.

Вместе с тем, по заявлению сотрудника удерживать можно хоть всю зарплату. Но, поступив так, вы нарушите требование о выплатах не реже чем каждые полмесяца, установленное частью 6 статьи 136 Трудового кодекса.

Вторая причина: взыскать излишне выданную зарплату при увольнении удастся лишь частично. А именно в пределах суммы окончательного расчета. Если сотрудник откажется добровольно вернуть деньги, взыскать их с него вы не сможете даже через суд. Поскольку вернуть деньги можно, только если:

• была допущена счетная ошибка;
• органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина сотрудника в невыполнении норм труда или простое;
• зарплата была излишне выплачена сотруднику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.

Ни одно из указанных условий не выполняется, поэтому вернуть деньги не получится. Это установлено частью 4 статьи 137 Трудового кодекса. На это указывает и Верховный суд в определении от 12.09.2014 № 74-КГ14-3.

Третья причина: со всей суммы выплаты сразу придется перечислить страховые взносы. Неважно, что часть денег не относится к текущему месяцу. Подобный аванс – это «иные выплаты в рамках трудовых отношений». А их облагать нужно в месяце, когда деньги выданы сотруднику.

Заплатить придется и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Их перечисляют всегда в месяце выплаты сотрудникам.

Все это установлено статьями 420, 431 Налогового кодекса, пунктом 4 статьи 22 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.

Четвертая причина: налоговый аспект. Такую выплату могут посчитать как беспроцентный заем сотруднику, с которого компания должна была своевременно удержать НДФЛ с материальной выгоды от экономии на процентах. Если этого не сделать, то организацию смогут оштрафовать (п. 1, 2 ст. 212, подп. 3 п. 1 ст. 223, п. 4 ст. 226 НК).

Если сотрудник просит выдать ему зарплату авансом за несколько месяцев вперед и работодатель готов пойти навстречу, то лучше всего оформить процентный заем с минимальной ставкой, при которой не возникает выгоды от экономии на процентах. Ставку по займу установите не менее 2/3 ключевой ставки Банка. Взыскать деньги по займу при увольнении также труда не составит. Ведь эти деньги не считают выплатой в рамках трудовых отношений. А значит, вернуть их сотрудник обязан в любом случае.

Ситуация

Нужно ли выплачивать аванс, если на следующий день сотрудник увольняется

Да, нужно.

Выплатите сотруднику часть зарплаты за первую половину в размере не меньшем, чем ему полагается за фактически отработанное время. При этом аванс выплачивайте в размере не ниже тарифной ставки или оклада (письма Минтруда от 20.03.2019 № 14-1/В-178, от 05.02.2019 № 14-1/ООГ-549, от 16.01.2019 № 14-1/ООГ-71, от 13.12.2018 № 14-1/ООГ-9901, от 03.02.2016 № 14-1/10/В-660 и Роструда от 08.09.2006 № 1557-6).

Остальные выплаты при увольнении — заработную плату и денежную компенсацию за неиспользованный отпуск, произведите в день увольнения, то есть в последний рабочий день сотрудника (ч. 3, 4 ст. 84.1, ст. 140 ТК).

Ситуация

Нужно ли платить аванс по зарплате при сдельной системе оплаты труда

Да, нужно.

Организация должна выплачивать сотрудникам зарплату не реже чем каждые полмесяца (ч. 6 ст. 136 ТК). Никаких исключений для сдельной системы оплаты труда в законе нет.

При этом реализовать указанное требование можно и при безавансовой оплате труда в организации. В частности, в своих локальных документах работодатель может предусмотреть выплату зарплаты сотрудникам не реже чем каждые полмесяца исходя из фактически выполненного объема работы (письмо Роструда от 08.09.2006 № 1557-6).

Ситуация

Нужно ли выплачивать аванс по зарплате при часовой тарифной ставке

Да, нужно.

Организация должна выплачивать сотрудникам зарплату не реже чем каждые полмесяца (ч. 6 ст. 136 ТК). Никаких исключений для часовой тарифной ставки в законе нет.

За первую половину месяца сотруднику необходимо выплачивать сумму, которую он фактически заработал, пропорционально отработанному времени. При этом аванс выплачивайте не меньше тарифной ставки сотрудника за отработанное время. Кроме того, для выплаты аванса необходимо учитывать надбавки, расчет которых не зависит от итогов работы за месяц в целом и от выполнения месячной нормы рабочего времени и норм труда (письма Минтруда от 20.03.2019 № 14-1/В-178, от 05.02.2019 № 14-1/ООГ-549, от 16.01.2019 № 14-1/ООГ-71, от 13.12.2018 № 14-1/ООГ-9901, от 03.02.2016 № 14-1/10/В-660, Роструда от 08.09.2006 № 1557-6). Если сотрудник отработал первую половину месяца не полностью, то при выплате авансовой части учтите время фактического присутствия на рабочем месте.

Документальное оформление выплаты аванса

Выдачу аванса оформляйте теми же документами, что и выплату окончательного расчета по зарплате. Перечень документов, которые нужно оформить при выплате аванса, зависит от способа его выдачи:

• наличными деньгами;
• перечислением на счет сотрудника в банке;
• выдачей в натуральной форме.

При выплате аванса наличными деньгами ведомость по форме № Т-49 не составляйте. Эта форма предназначена для учета начислений, выплат и удержаний за полный месяц. А аванс выплачивают только за часть месяца. Выдачу аванса наличными деньгами оформляйте ведомостью по форме № Т-53 или расходными кассовыми ордерами по форме № КО-2.

Ответственность за невыплату и несвоевременную выплату аванса

Работодатель обязан выплачивать сотрудникам зарплату не реже чем каждые полмесяца. При этом необходимо устанавливать конкретную дату выплаты каждой части заработной платы, в том числе и аванса (ч. 6 ст. 136 ТК).

Организация, которая не выдает или выдает своим сотрудникам аванс реже указанного срока, нарушает закон. И за данное нарушение предусмотрена административная ответственность (ст. 5.27 КоАП). Кроме того, за несвоевременную выплату зарплаты, в том числе аванса, установлена материальная и уголовная ответственность (ст. 236 ТК, ст. 145.1 УК).

Ситуация

Можно ли выплатить работнику аванс раньше срока

Нет, нельзя. Исключение – если дата выдачи зарплаты, установленная в организации, приходится на выходной или праздничный день.

Зарплату нужно выплачивать не реже чем каждые полмесяца не позднее 15 дней со дня окончания периода, за который она начислена. Конкретные даты выплаты зарплаты работодатель определяет самостоятельно и закрепляет в Правилах трудового распорядка, коллективном или трудовых договорах (ст. 136 ТК).

Если работодатель будет выплачивать зарплату заранее, то может нарушить требование о выплатах не реже чем каждые полмесяца. За такое нарушение трудовая инспекция вправе привлечь работодателя к административной ответственности (ч. 6, 7 ст. 5.27.1 КоАП).

Если превысить промежуток в полмесяца между выплатами аванса и окончательного расчета по зарплате, сотрудник может потребовать компенсацию за задержку выплаты зарплаты (ст. 236 ТК).

Зарплату можно выплатить раньше срока, только если дата выдачи зарплаты, установленная в организации, приходится на выходной или праздничный день. В такой ситуации выплату необходимо произвести заранее: в рабочий день, предшествующий выходному или празднику (ч. 8 ст. 136 ТК).